1. Kundendaten erfassen
- Wichtige Informationen: Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail des Kunden.
- Beispiel:
- “Guten Tag, Herr/Frau [Kundenname]. Ich notiere zunächst Ihre Kontaktdaten, damit wir Sie jederzeit über den Fortschritt Ihrer Reparatur informieren können. Könnten Sie mir bitte Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse angeben?”
2. Beschreibung des Problems
- Was fragen?: Lassen Sie den Kunden das Problem beschreiben und notieren Sie es detailliert.
- Beispieltext:
- “Was genau ist das Problem mit Ihrem Fahrrad? Gibt es Geräusche beim Bremsen, Schwierigkeiten beim Schalten oder läuft der Motor nicht rund? Je genauer Sie das Problem beschreiben, desto besser können wir es beheben.”
3. Durchführung einer ersten Diagnose
- Kurze Überprüfung: Machen Sie sich selbst ein Bild von der Problematik.
- Beispieltext:
- “Ich sehe mir das Fahrrad kurz an, um eine erste Einschätzung zu geben. Es scheint, dass die Schaltung nicht sauber greift, und die Bremsen könnten eine Justierung benötigen. Ich werde es im Detail prüfen, sobald es in der Werkstatt ist.”
4. Vereinbarung der gewünschten Leistungen
- Was beinhaltet die Reparatur?: Notieren Sie alle gewünschten Reparaturen und zusätzliche Serviceleistungen.
- Beispieltext:
- “Möchten Sie neben der Schaltung und den Bremsen auch eine allgemeine Inspektion durchführen lassen? Wir können auch den Zustand der Reifen und der Kette überprüfen. Soll ich das in den Auftrag mit aufnehmen?”
5. Kostenschätzung
- Transparenz ist wichtig: Geben Sie eine erste Schätzung der Kosten ab, damit der Kunde weiß, was ihn erwartet.
- Beispieltext:
- “Nach meiner Einschätzung liegen die Kosten für die Justierung der Schaltung und der Bremsen bei etwa [XX] Euro. Sollte sich bei der genauen Diagnose herausstellen, dass weitere Teile benötigt werden, informiere ich Sie selbstverständlich vorher. Ist das für Sie in Ordnung?”
6. Voraussichtliche Reparaturdauer
- Angabe der Dauer: Informieren Sie den Kunden darüber, wie lange die Reparatur voraussichtlich dauern wird.
- Beispieltext:
- “Die Reparatur sollte etwa [XX] Stunden/Tage dauern. Wir melden uns bei Ihnen, sobald das Fahrrad fertig ist, damit Sie es abholen können.”
7. Kundenzustimmung einholen
- Unterschrift des Kunden: Lassen Sie den Kunden den Auftrag unterschreiben, um die Vereinbarung zu bestätigen.
- Beispieltext:
- “Könnten Sie hier bitte unterschreiben, um den Auftrag zu bestätigen? So sind wir beide auf der sicheren Seite, und wir können direkt mit der Arbeit beginnen.”
Beispiel für ein Reparaturauftrag-Formular:
| Kundendaten | |
|---|---|
| Name: | [Kundenname] |
| Telefonnummer: | [Telefonnummer] |
| E-Mail: | [E-Mail-Adresse] |
| Beschreibung des Problems | |
|---|---|
| Problem: | [Beispiel: “Schaltung springt über die Gänge.”] |
| Weitere Anmerkungen des Kunden: | [Beispiel: “Beim Bremsen gibt es ein quietschendes Geräusch.”] |
| Leistungen | Geschätzte Kosten |
|---|---|
| Schaltung justieren | [XX Euro] |
| Bremsen prüfen und einstellen | [XX Euro] |
| Allgemeine Inspektion | [XX Euro] |
| Voraussichtliche Reparaturdauer | [Beispiel: 2 Tage] |
|---|
| Unterschrift des Kunden | _______________________________ |
Hinweise zur Auftragserstellung:
- Freundlich und professionell bleiben: Der erste Kontakt ist entscheidend, um das Vertrauen des Kunden zu gewinnen.
- Transparenz bei den Kosten: Kunden möchten keine unangenehmen Überraschungen erleben. Informieren Sie sie immer über mögliche zusätzliche Kosten.
- Notizen machen: Dokumentieren Sie die Wünsche des Kunden und etwaige Besonderheiten, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Bestätigung des Auftrags: Durch eine Unterschrift stellen Sie sicher, dass der Kunde mit den vereinbarten Leistungen einverstanden ist.
خلاصة
يساعدك هذا النموذج على كتابة طلب الإصلاح بطريقة احترافية تضمن لك التواصل الفعّال مع العميل، كما يضمن لك وضوح التوقعات من البداية، مما يعزز من رضا العملاء وثقتهم بخدماتك.
Dieser Leitfaden für die Erstellung von Reparaturaufträgen hilft Ihnen, klar und professionell mit Ihren Kunden zu kommunizieren, und stellt sicher, dass Erwartungen von Anfang an klar definiert sind. So verbessern Sie die Zufriedenheit und das Vertrauen Ihrer Kunden.
